做好档案工作要注重养成良好习惯

一些机关做不好档案工作，大致有4种原因。一是认为档案工作不显山露水，无关紧要；二是单位人手少任务重，无力应付；三是档案业务不熟，无从下手；四是档案工作责任体系没建立，无责可追。笔者认为，要做好机关档案工作，防止出现以上情况，应该提高认识，落实保障措施，加强业务学习，牢牢把握住“收、管、用”3个主要环节，注重养成良好习惯，工作上不拖不欠，一任接着一任干，不断推动档案工作向前发展。

养成文件材料及时收集积累、定期归档、定期移交进馆的良好习惯。一是抓源头，注重档案资料及时收集积累。机关单位办公室要对单位印发的文件、上报的材料和传阅后的上级文件进行及时收集，并督促各职能科室及时收集档案资料，将上年度各种门类、载体的档案统一收集齐全，尤其要将单位会议记录、重要工作的文件材料以及电子文件、照片等载体材料收集齐全，做到不丢失、不损毁，应收尽收、应归尽归。二是抓规范，科学整理归档。要熟悉《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》等，每年6月之前，在档案部门的指导下开展档案整理工作；整理完毕打印好目录后交档案部门验收；整理后的档案可放在本单位档案室保管5年，以方便查阅，保管条件差的单位也可每年直接移交给综合档案馆保管。三是抓资源入库，集中移交进馆。立档单位要联系综合档案馆，将保管期限为永久和30年、自形成之日起满5年的到期档案在接受检查验收后移交进综合档案馆；重大活动、重大事件档案应及时向综合档案馆移交；移交时一定要开展自查，凡不符合规范要求的，该组卷重整的要组卷重整，该抢救复制的要抢救复制，档案材料不齐全完整的，要千方百计查找补齐，确保进馆档案的齐全、规范和完整。

养成科学保管档案的良好习惯。档案室既是一个单位保管和利用档案资料的基地，也是展示一个单位发展历史和精神面貌的窗口。要按照机关档案室基础设施建设指导意见的要求，将档案用房纳入整体规划，按照经济、实用、安全的原则，在规划设计时充分满足档案用房功能齐全、布局合理、保管安全、利用便捷的需要。一是抓硬件，高度重视档案室基础设施建设。档案室应做到档案库房、阅览室、办公室“三分开”，库房内应有档案资料存放位置示意图，库房面积应满足本单位档案工作发展的需要。二是配备符合要求、运行良好的档案专业防护和安全风险防范设施设备，使用符合标准的档案用品。档案安全是底线，不能出任何问题，要坚持预防为主的工作思路，落实防潮、防高温、防火、防虫、防霉等措施，确保档案的安全保管。三是加强日常安全管理。要定期检查库房内外环境及档案安全设施设备运行情况，保持库房的整齐、清洁、美观；做好库房温湿度记录和调控，坚持每日下班前进行安全检查，杜绝档案安全隐患；严格执行档案出入库登记制度、档案数据异地异质备份制度，定期开展档案清点，严格落实档案信息安全工作岗位责任，提高档案管理软件系统和室藏档案文件级目录数据库安全防护水平，避免各类安全事故的发生。

养成档案查阅利用的良好习惯。一是加强档案查阅利用窗口标准化建设。在综合阅览室内醒目位置公布档案查阅流程、注意事项、服务电话等，设置接待登记、目录检索、档案阅览等区域，放置供利用者使用的纸笔、放大镜等物品。二是注重良好习惯的养成。查阅档案资料由档案室专人负责，认真办理各项查档登记手续，指定查阅地点；能利用档案数字化管理系统查阅的不用档案原件查阅，档案原件一般不得外借；需要查阅会议记录等档案的要出具该单位的证明，履行审批手续；用作凭证的，经有关人员核对无误后，注明出处，加盖专用章；利用完毕的档案资料要仔细清点，及时入库。三是勤于开展编研工作。挖掘档案资料的历史价值，推出有特色、有价值并能反映本地历史的编研成果；编写档案利用案例，发挥档案服务社会的价值。